Viele Unternehmer klagen darüber, dass ihre Kunden Rechnungen nicht oder sehr spät bezahlen. Das liegt sicherlich zu einem gewissen Teil an der Zahlungsmoral der Kunden. Doch oft fangen die Probleme schon damit an, dass Rechnungen nicht richtig geschrieben sind. Wir von Thermer geben Ihnen deshalb heute unseren Profi-Tipp für den Aufbau einer Rechnung.

Wichtig ist in erster Linie, einen aussagekräftigen Briefkopf zu haben, in dem alle Daten der Firma übersichtlich erkennbar sind, und zwar auf einen Blick. Zu klein geschriebene Daten können irreführend sein. Eine saubere Abtrennung und eine gegliederte Struktur sind äußerst wichtig und spiegeln gleichzeitig die Seriosität des Unternehmens wider.

Die Daten müssen die Adresse, Telefonnummer, Faxnummer und Internetzugang wie Mailadresse enthalten. Der Firmenname darf dabei dominant im Briefkopf erscheinen und sich klar von allen anderen Daten absetzen. Oberhalb des Adressatenfeldes, in dem die Empfängeranschrift steht, sollte in kleinen Buchstaben der Absender stehen, so erspart man sich einen Stempel auf dem Briefumschlag, soweit dieser ein Sichtfenster hat. 

Alle anderen Daten können rechts oder am Briefende aufgelistet sein. Hier ein Beispiel:

FIRMA

Arne Mustermann * Musterstraße 5 * 55555 Musterhausen




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Datum

Rechungsnummer
ID-Nummer (Identnummer)
Steuernummer 
Für viele Untenehmen ist der Zusatz „Lieferung ist gleich Rechnungsdatum“ sehr wichtig, da dies vom Finanzamt gefordert wird, wegen der Umsatzsteuerabrechnung.



Rechnungsdaten





Zusatz für eine weitere Empfehlung


Auf einen Gruß wird in der Regel verzichtet

Alle weiteren Daten

Adresse Internetdaten Bankverbindung Gerichtsstand




Die Rechnungsnummer:
Ist zur Identifikation der eigenen Debitorenbuchhaltung, so kann die Zahlung einem Kunden zugeordnet werden.

ID-Identnummer:
Diese Nummer wird von der Bundeszentrale für Steuern vergeben, für die Identifikation eines Unternehmens im jeweiligen EU-Land. Diese beginnt bei einem Deutschen Unternehmen mit DE-xxx-xxx-xxx und ist bei der Bundeszentrale für Steuern zu beantragen. Die Identnummer ist für Auslandsgeschäfte sehr wichtig, für den Ausweis der Mehrwertsteuer und Darstellung für die ausländischen Behörden.

Die Steuernummer:
Jedes Finanzamt vergibt eine persönliche Steuernummer zur Identifikation bei der steuerlichen Abrechnung. Derzeit ist das Bestreben des Finanzamtes, einem Untenehmen, eine globale IDENT-Nummer zu geben und die bisherige Steuernummer damit abzulösen. Im privaten Bereich ist dies Teilweise bereits umstrukturiert. Das bedeutet, dass diese Nummer immer gültig ist, egal wo man gerade wohnt oder seinen Firmensitz hat. Früher wurden die Steuernummern immer nach dem Wohnsitz neu vergeben. Das soll sich mit diesem System ändern.

Eine Rechnung muss dem Standard der Finanzwirtschaft entsprechen und muss in jedem Fall offen dargestellt sein und alle Daten enthalten, die es dem öffentlichen Finanzwesen ermöglichen kurz und schnell die Verbindung zwischen den Unternehmen oder der Privatperson herzustellen. Das trifft insbesondere auf Auslandsrechnungen zu, die im EU-Bereich keine Umsatzsteuer ausweisen müssen. Im Detail sollten dafür etwaige Zollgebühren (Schweiz) deklariert sein. Zudem Versandkosten, wenn diese anfallen. Für die innerdeutsche Rechnungsstellung muss die Mehrwertsteuer in jedem Fall gesondert ausgewiesen sein oder den Vermerk enthalten „Der Preis ist inklusive der gesetzlichen Mehrwertsteuer“. 

Das war's auch schon. Die Thermer Gruppe begleitet Sie gern auf Ihrem Weg zur richtigen Rechnung.